Wirtualna Asystentka (VA) – kim jest i w czym może Ci pomóc?
Zaledwie kilka lat wstecz, usługi osobistej asystentki, czy konsjerża były zarezerwowane dla nielicznych, głównie z uwagi na zaporowe stawki. Usługi VA kojarzyły się więc jako dobro luksusowe i zbytek, na który mogły pozwolić sobie co najwyżej gwiazdy filmu, piosenkarze, czy prezesi wielkich spółek. W ciągu ostatnich kilku lat zawód wirtualnej asystentki ewoluował i obecnie z usług tego rodzaju korzystają już nie tylko firmy, ale też osoby prywatne. Co ciekawe, mikro- i małe przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na zatrudnienie wirtualnej asystentki, ponieważ takie rozwiązanie jest po prostu tańsze, niż zatrudnienie sekretarki na etacie.
Kim jest wirtualna asystentka (VA)?
Wirtualna asystentka (VA – ang. Virtual Assistant) to zdalny odpowiednik kierownika biura, czy sekretarki i zakres jej obowiązków obejmuje wszelkiego rodzaju prace biurowe i organizacyjne. Z tego rodzaju usług korzystają zarówno firmy, freelancerzy, jak i osoby prywatne. Szacuje się, że na całym świecie działa obecnie aż 25 000 wirtualnych asystentek i ich liczba wciąż rośnie. Zawód ten szczególnie zyskał na popularności w czasie pandemii Covid-19, gdy praca zdalna dla wielu stała się normą.
Czym zajmuje się wirtualna asystentka?
Profesjonalna asystentka stanowi filar każdego przedsiębiorstwa. Wirtualnej asystentce można oddelegować praktycznie wszystkie prace biurowe, m.in.:
– bieżąca obsługa zamówień i zleceń – zamawianie materiałów biurowych, realizacja zleceń od Twoich klientów, kontakt z podwykonawcami
– copywriting i teksty SEO – teksty preclowe, zapleczowe, wpisy do katalogów, artykuły specjalistyczne, artykuły sponsorowane, teksty SEO, opisy produktów do sklepów internetowych, teksty na strony internetowe, posty na social media, slogany, hasła reklamowe, tworzenie treści pod kątem słów kluczowych
– grafika – projektowanie prostych i skomplikowanych grafik, np. logo i branding, grafiki do postów na social media, grafika na strony internetowe, projektowanie materiałów do druku i elektronicznych, np. projekt katalogu, ulotki, wizytówki, bannera, rollupu itp.
– miękka windykacja – wysyłka przypomnień i wezwań do zapłaty, kontakt telefoniczny z dłużnikami
– porządkowanie skrzynki mailowej i plików – monitorowanie wiadomości przychodzących, odpisywanie na wiadomości przychodzące zgodnie z wytycznymi, usuwanie spamu, archiwizacja wiadomości i dokumentów na wirtualnym dysku
– prowadzenie kalendarza i rezerwacje – prowadzenie kalendarza online, umawianie spotkań, organizacja eventów, przypominanie o ważnych wydarzeniach, rezerwacja biletów, hoteli, wynajem samochodów, rezerwacja stolika w restauracji lub sali konferencyjnej itp.
– prowadzenie profili w mediach społecznościowych – planowanie i przygotowanie kampanii oraz postów na social media – Facebook, Instagram, LinkedIn, Pinterest, Tumblr, Tik Tok, Twitter, czy jego chiński odpowiednik Sina Weibo, Snapchat, YouTube itp.
– prywatny concierge – organizacja wyjazdów turystycznych, rezerwacja apartamentów, hoteli, wyszukiwanie połączeń lotniczych, kolejowych, autobusowych, wynajem limuzyn, organizacja specjalnych okazji, np. ślubów w ciepłych krajach (przez kilka ostatnich lat ogromną popularnością cieszyły się śluby na Cyprze), urodzin, rocznic, chrzcin, przypominanie o ważnych wydarzeniach, zamawianie kwiatów i upominków, rezerwacja stolika w restauracji i wiele innych usług, zależnie od potrzeb Klienta
– przepisywanie danych i transkrypcja – transkrypcja nagrań audio i video – m.in. wywiady, podcasty, wykłady, napisy do filmów (także tłumaczenie napisów), przepisywanie prac dyplomowych, rękopisów, skanów dokumentów
– research informacji – wyszukiwanie informacji na podany temat i przygotowywanie raportów, zestawień lub bazy danych
– tłumaczenia pisemne i ustne, zarówno zwykłe, jak i przysięgłe, w każdym języku i kombinacji językowej, a także tłumaczenia ustne przez Skype, tłumaczenia ustne przez Zoom, lokalizacja stron internetowych
– tworzenie i aktualizacja stron www i sklepów internetowych – responsywne strony internetowe, katalogi, portale, sklepy online, blogi, landing page, strony WordPress, Woocommerce
– tworzenie newsletterów i mailing – projektowanie newsletterów, tworzenie treści, grafiki, szablonów, wysyłka
– tworzenie baz danych i prezentacji – tworzenie baz danych w Microsoft Excel, prezentacje multimedialne, np. w Power Point
– wsparcie e-commerce – wystawianie i edycja aukcji na portalach, np. Allegro, Ebay, Amazon, obsługa sklepu internetowego (wprowadzanie produktów do sklepu online, tworzenie opisów produktów, kategorii, podkategorii)
– wstępna rekrutacja pracowników – przygotowanie treści ogłoszenia o pracę i publikacja w imieniu Klienta w internecie (np. strony z ogłoszeniami o pracę, LinkedIn), selekcja otrzymanych CV zgodnie z wytycznymi, wybór kandydatów i umówienie ich na spotkanie w siedzibie Klienta lub na rozmowę kwalifikacyjną online, weryfikacja umiejętności językowych – rozmowa w wybranym języku obcym online z kandydatami
– zarządzanie bazą CRM – tworzenie i edycja szablonów, aktualizacja bazy danych zgodnie z wytycznymi Klienta, dodawanie kontrahentów do CRM, sporządzanie raportów
– inne usługi – dla profesjonalnego zespołu wirtualnych asystentek nie ma rzeczy niemożliwych. Asystentce możesz powierzyć praktycznie każde zadanie, m.in. zarządzanie dokumentami, zarządzanie projektami, wsparcie przy organizacji webinarów, targów, eventów i wiele innych obowiązków.
Ile kosztują usługi wirtualnej asystentki?
Ceny usług VA różnią się i na rynku nie obowiązują żadne minimalne stawki. Koszt godziny pracy wirtualnej asystentki zależy od wielu czynników, m.in. od jej wiedzy i umiejętności, a także od ilości godzin – im większy pakiet godzin wykupi klient, tym mniejszy koszt jednostkowy. Przeciętny koszt godziny pracy wykwalifikowanej VA wynosi od 50 do 80 PLN netto, jednak należy liczyć się z tym, że bardziej skomplikowane zadania, np. tworzenie i aktualizacja stron internetowych, tłumaczenia czy skomplikowane grafiki, mogą kosztować więcej. W AgencjaTłumaczeń.pl & VA można zakupić jedną godzinę pracy asystentki w cenie 75 PLN netto, natomiast w pakietach jest znacznie taniej i ceny kształtują się następująco:
– pakiet STARTER (10 godzin) – 700 PLN netto, czyli koszt godziny pracy wynosi 70 PLN
– pakiet STANDARD (20 godzin) – 1.300 PLN netto, czyli koszt godziny pracy wynosi 65 PLN
– pakiet PREMIUM (30 godzin) – 1.800 PLN netto, czyli koszt godziny pracy wynosi 60 PLN
– pakiet VIP (oferta indywidualna) – przy większej ilości godzin, koszt jednostkowy wynosi zwykle 50 PLN.
Pakiety zakupione w AgencjaTłumaczeń.pl & VA są ważne przez rok od daty zakupu, więc Klient nie musi się martwić o to, że opłacony pakiet trzeba będzie odnowić w kolejnym miesiącu nawet jeśli wcześniejszy nie został w pełni wykorzystany. Zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego z naszym działem VA w celu omówienia modelu współpracy i wyboru odpowiedniego pakietu.
